روش کانبان چیست؟ برای کسب و کار شما Kanban مناسب‌تر است یا Scrum ؟

زمان مطالعه: 7 دقیقه

یکی از روش‌های مدیریت پروژه، روش چابک یا Agile است. این متد، با تقسیم پروژه به مراحل کوچکتر، انجام آن را ساده‌تر و عملی‌تر می‌کند. برای پیشرفت و موفقیت روش مدیریت چابک، کسب و کارها می‌توانند چارچوب‌های مختلفی مانند سیستم اسکرام یا سیستم کانبان را انتخاب کنند. در مطالب گذشته راجع به متدولوژی اسکرام صحبت کردیم. در این مطلب قصد داریم روش کانبان را بررسی کنیم. اگر شما هم راجع به سیستم کانبان اطلاعات چندانی ندارید، همراه ما باشید تا به شما بگوییم سیستم کانبان چیست و چه کاربردی دارد؟

سیستم کانبان چیست؟

سیستم کانبان (Kanban)، چارچوبی مصور است که برای پیاده سازی و اجرای سیستم مدیریت چابک مورد استفاده قرار می‌گیرد.

کانبان به زبان ساده سیستمی است که نشان می‌دهد چه محصولی، در چه زمانی و به چه مقدار باید تولید شود. این سیستم  اطلاع رسانی تولید، از «کارت» به عنوان سیگنال بصری برای به حرکت درآوردن جریان مواد و قطعات در فرآیند تولید استفاده می‌کند. به بیان دیگر، کانبان یک سیستم ساده گردش مواد و اطلاعات است که برای حرکت مواد از یک مرکز کاری به سمت مرکز کاری دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد. قطعات در پالت‌های کوچک و استاندارد نگهداری می‌شوند و تنها مقدار مشخصی از آن‌ها در سیستم وجود دارد.

می‌توانید سیستم کانبان را یک کارت اطلاعاتی در نظر بگیرید که در کنترل تولید، به‌خصوص در سیستم‌های جدید تولید کاربرد زیادی دارد. این کارت الحاقی برای برنامه‌ریزی، هدایت فرآیند و زمان‌بندی عملیات تولید محصولات به کار می‌رود و معمولا در جریان ساخت، در کنار سایر مواد قرار می‌گیرد.

بنابراین، کانبان در واقع یک ابزار است که بنا به شرایط متفاوتی که در کسب وکارهای مختلف وجود دارد، نحوه استفاده از آن نیز متفاوت است. به عنوان مثال، هر چقدر سرعت و دقت در خط تولید یک کارخانه اهمیت بیشتری داشته باشد، برای تکمیل ابزار کانبان باید هزینه بیشتری پرداخت شود.

اصول سیستم کانبان چیست؟

هر سیستم کانبان معمولا از اصول زیر پیروی می‌کند:

• تصویرسازی گردش کار: اتکا به «تصویر» در سیستم کانبان، این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا نسبت به کار، دید وسیع‌تری داشته باشید، قبل از وقوع مشکلات آن‌ها را شناسایی کنید و همکاری با سایر اعضا را بهبود ببخشید. به این ترتیب می‌توانید چگونگی فرآیند گردش کار را به طور کامل درک کنید.
• محدودیت کار در حال پیشرفت (WIP): این اصل مشخص کننده حداقل و حداکثر میزان کار برای هر ستون بر روی تخته کانبان است. با اعمال محدویت برای کار در حال پیشرفت می‌توانید سرعت و انعطاف کار را افزایش داده و نیاز به اولویت بندی وظایف را کاهش دهید.
• مدیریت و بهبود جریان کار: توجه داشته باشید که روند جریان کار در تمام طول فعالیت سیستم کانبان باید در نظر گرفته شود و بهبود پیدا کند. اعضای تیم باید مشکلات کاری را ارزیابی کرده و تغییرات مورد نظر خود را اعمال کنند.
• شفاف سازی فرآیندها: برای اینکه قادر باشید در سیستم کانبان تغییر ایجاد کنید، فرآیندها باید کاملا صریح و شفاف باشند. همه اعضای تیم باید به طور کامل درک کنند که کارها چگونه انجام می‌شود و یا در تخته کانبان، «انجام شد»، دقیقا چه معنایی دارد. برای شفاف سازی این موضوعات، به طور مثال می‌توانید تخته کانبان را دوباره طراحی کنید تا مدل چرخش کار در آن به خوبی مشخص باشد.
• بهبود مداوم و مستمر: همان طور که گفتیم، سیستم کانبان انعطاف پذیری بالایی دارد. زمانی که در سازمان خود این سیستم را پیاده سازی کردید، اعضای تیم می‌توانند مشکلات را شناسایی کرده و راه‌حل‌هایی را پیشنهاد دهند. در واقع با سیستم کانبان می‌توانید در فرآیندها تغییرات لازم را ایجاد کرده و آن‌ها را به طور مداوم و مستمر بهینه سازی کنید.

پیشینه سیستم کانبان چیست؟

کانبان یک کلمه ژاپنی است که از دو کلمه Kan (دیدنی) و Ban (کارت) تشکیل شده است. این سیستم برای اولین بار در دهه 1940 به وسیله تایچی اووهنو در گروه خودروسازی تویوتا مورد استفاده قرار گرفت.

تخته کانبان چیست؟

تخته کانبان، ابزاری برای پیاده سازی متدولوژی کانبان در پروژه‌های مختلف و به بیان دیگر روش اجرای کانبان است. این ابزار یک تخته فیزیکی دارای آهن‌ ربا یا برگه‌های چسب دار است، گاهی نیز آیتم‌های کاری به صورت دستی بر روی تخته نوشته می‌شوند. البته در سال‌های اخیر، بسیاری از نرم افزارهای مدیریت پروژه، تخته کانبان‌ها را به صورت آنلاین نیز تولید کرده‌اند.

تخته کانبان از ستون‌ها و سطرهای مختلف تشکیل شده است. ساده‌ترین شکل این نوع تخته‌ها شامل 3 ستون است که عبارتند از:

• ستون انجام دادن (To Do)

• ستون در حال پیشرفت (In Progress)

• ستون انجام شده (Done)

کارت‌های کانبان (یادداشت‌هایی که بر روی تخته چسبانده یا نوشته می‌شوند)، نشان دهنده فعالیت‌ها هستند. هر کارتی که بر روی تخته نصب می‌شود، در ستونی قرار می‌گیرد که وضعیت کار مورد نظر را نشان دهد. به عنوان مثال، فعالیتی که هنوز آغاز نشده باید در ستون «انجام دادن» قرار داده شود. می‌توانید برای نشان دادن جزیات بیشتر از کارت‌هایی با رنگ‌های مختلف استفاده کنید.

نمونه‌ کارت کانبان را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید.

به این ترتیب، شما می‌توانید با یک نگاه به تخته کانبان به خوبی در جریان وضعیت کارها قرار بگیرید. اما این تنها مزیت روش کانبان نیست، این تخته مزایای دیگری هم دارد که در بخش بعد به بررسی تعدادی از آن‌ها می‌پردازیم.

مزایای روش کانبان چیست؟

تصویری بودن، مهم‌ترین مزیت روش کانبان برای چابک سازی پروژه‌ها است. عملکرد تخته کانبان بسیار ساده و سریع است و با بهبود گردش کار، زمان چرخه را به حداقل می‌رساند. اما روش Kanban مزایای دیگری هم دارد که در ادامه به معرفی و بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

روشی انعطاف پذیر:

کانبان یک مدل شناور، منعطف و در حال گسترش است. به این صورت که اگر اطلاعات جدیدی وارد سیستم شود، می‌توانید اولویت‌ها را دوباره ارزیابی کنید.

یک مدل ساده و قابل فهم:

کانبان، روشی مبتنی بر تصویر است، با این روش تصویری، فهم و درک پروژه به میزان قابل توجهی ساده می‌شود. همچنین Kanban می‌تواند به سادگی بر روی سایر سیستم‌های مدیریتی پیاده سازی شود.

صرفه جویی در منابع مختلف:

تمرکز روش کانبان بر کاهش اتلاف منابع زمانی و مالی است. بنابراین می‌توانید مطمئن باشید که تیم شما کار غیرضروری یا اشتباهی انجام نمی‌دهد و منابع شما هدر نمی‌رود.

بهبود جریان تحویل به مشتری:

کانبان، جریان تحویل محصولات و خدمات به مشتری را بهبود می‌بخشد و کار را در دوره‌های زمانی منظم ارائه می‌کند. این روش بر تحویل به موقع (just in time delivery) یا JIT متمرکز است.

به حداقل رساندن زمان چرخه:

زمان چرخه یا Cycle time، مدت زمانی است که فرآیند به طور کامل از جریان کار (Workflow) عبور می‌کند. در پروژه‌های کانبان اعضای تیم تلاش می‌کنند که مراحل کار با سرعت و موفقیت طی شود.

معایب روش کانبان چیست؟

هر تکنولوژی در کنار مزایای بی شمار، نقاط ضعفی هم دارد. در این بخش تعدادی از معایب سیستم کانبان را بررسی می‌کنیم. اما توجه داشته باشید بسیاری از نواقصی که به این سیستم نسبت داده می‌شود، به دلیل پیاده سازی غلط یا عدم مدیریت مناسب تخته کانبان است. به بیان دیگر، یک تخته کانبان پیچیده و به روز نشده می‌تواند باعث اشتباه و سردرگمی اعضای تیم شود. اما معایب روش Kanban چیست؟

ایجاد مشکلات با تخته‌های به روز نشده:

اعضای تیم باید اطلاعات تخته کانبان را به طور مرتب به روز رسانی کنند. در غیر این صورت، کار خود را بر اساس اطلاعات ناقص و اشتباه انجام می‌دهند. اگر کار با این اطلاعات غلط پیش برود، بازگشت به عقب، بسیار مشکل و در مواردی غیرممکن خواهد بود.

ایجاد مشکلات با تخته‌های پیچیده:

تخته کانبان باید ساده، تمیز و به سادگی قابل خواندن و درک کردن باشد. تخته‌های شلوغ و پیچیده نه تنها هیچ فایده‌ای ندارند بلکه فقط پیچیدگی فرآیندها و سردرگمی اعضای تیم را افزایش می‌دهند.

ایجاد مشکلات به دلیل عدم توجه به زمانبندی:

یکی از مشکلات متداول در سیستم کانبان، مشخص نبودن زمان اجرای فعالیت‌ها است. ستون‌های تخته کانبان بر مبنای «فاز فرآیندها» نوشته می‌شوند و چون برای اجرای هر فاز، زمانی در نظر گرفته نشده، شما نمی‌توانید بفهمید چقدر زمان لازم است تا مثلا فاز «انجام دادن» به پایان برسد.

روش کانبان چه تفاوتی با متد اسکرام دارد؟

یکی از سوالاتی که این روزها زیاد با آن روبرو می‌شویم، این است که «تفاوت اسکرام و کانبان چیست؟» می‌دانیم که Scrum و Kanban هر دو از فریم ورک‌های مدیریت پروژه چابک هستند. اما کدام‌یک بهتر و کارآمدتر است؟ واقعیت این است که هر کدام از این دو روش، مزایا و معایب خود را دارند و پاسخ به این سوال نیازمند شناخت کامل این دو روش، بررسی و شناخت پروژه، اعضای تیم، نوع فعالیت و… است. در این بخش سعی کردیم به طور مختصر دو سیستم اسکرام و کانبان را مقایسه کنیم.

تا اینجا با سیستم کانبان و اصول آن به خوبی آشنا شدیم. خوب است اشاره مختصری هم به اسکرام داشته باشیم:

اسکرام (Scrum) یکی از چارچوب‌های محبوب و کارآمد مدیریت چابک و در واقع نوعی فریم ورک است که به تیم‌ها برای همکاری کمک می‌کند.

اما این دو روش چه تفاوتی با هم دارند؟

تفاوت در زمان‌بندی و برنامه‌ریزی

• اسکرام در قالب «زمان‌بندی دقیق» اجرا می‌شود. در حالی که روش کانبان نسبت به زمان‌بندی «انعطاف پذیر» است.
• تولید محصول در سیستم اسکرام، طبق برنامه ثابت و از پیش تعریف شده و معمولا در پایان اسپرینت صورت می‌گیرد. در صورتی که تولید محصول در سیستم کانبان با توجه به نیاز کسب و کار، امکان پذیر است.
• در اسکرام کل وظایف یا تسک‌های اسپرینت به صورت دسته‌ای به پروسه تولید وارد می‌شوند. اما در کانبان هر تسک پس از پایان تسک قبلی و آزاد شدن ظرفیت تیم، وارد فرآیند می‌شود.
• در روش اسکرام، تغییر تسک‌ها در میانه اسپرینت مجاز نیست، اما روش کانبان نسبت به تغییر برنامه کاملا منعطف عمل می‌کند.

تفاوت در معیارها و ارزش‌ها

• در اسکرام، تیم اعضا به موفقیت اسپرینت متعهد است، در صورتی که در کانبان، تیم به تکمیل تسک تعهد دارد.
• در اسکرام تعامل و ارتباط بین اعضای تیم در اولویت قرار دارد، اما در سیستم کانبان، رسیدن به اهداف در اولویت است.
• در سیستم اسکرام، میزان بهره‌وری به وسیله «معیار سرعت تعیین شده برای هر اسپرینت و ظرفیت تیم» تعیین می‌شود. اما در روش آموزش کانبان، میزان بهره‌وری توسط «معیار زمان مورد نیاز برای تکمیل یک کار منحصر‌به‌فرد» محاسبه می‌شود.
• سیستم اسکرام بیشتر برای پروژه‌هایی مناسب است که اولویت‌های مشخصی دارند و قرار نیست تغییر کنند. اما برای پروژه‌هایی که اولویت‌های آن‌ها دائم تغییر می‌کند، سیستم کانبان مناسب‌تر است.

و در انتها…

اگر به مدیریت چابک فکر می‌کنید و باور دارید با این سیستم به اهداف کسب و کار خود نزدیک‌تر می‌شوید، متد کانبان، برای این منظور یکی از دستورالعمل‌های کارآمد و پرطرفدار به شمار می‌رود.

روش کانبان، علاوه‌ بر فرآیندهای درونی سازمان، فرآیندهای مرتبط به تامین کنندگان را نیز هماهنگ و همزمان می‌کند.

در این مطلب ضمن پاسخ به سوال کانبان چیست و چه کاربردی دارد، تفاوت آن با سیستم اسکرام را نیز بررسی کردیم.