دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟ اجرای استراتژی‌های کسب و کارتان را با PMO تضمین کنید
همه سازمان‌های پروژه محور، به مدیریت مطلوب و موثر پروژه‌های خود نیاز دارند. این سازمان‌ها به منظور افزایش بهره‌وری، اثربخشی و کنترل هر چه بهتر پروژه‌های خود به طراحی و اجرای دفتر مدیریت پروژه یا PMO اقدام می‌کنند. به این ترتیب می‌توانند ضمن کاهش هزینه‌ها، سرمایه‌های فرآیندی سازمان را به خوبی حفظ کنند
این مطلب را تا انتها بخوانید تا به شما بگوییم دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست و چه کاربردی دارد.
دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟
دفتر مدیریت پروژه (project management office) یا PMO، یک واحد یا بخش است که استانداردهای مدیریت پروژه را در سراسر یک سازمان تعریف، تضمین و حفظ می‌کند.
یک PMO، با حفظ مستندات پروژه، مسیر و معیارهای کلیدی را برای اجرای پروژه‌های تحت حاکمیت خود ارائه می‌دهد. این دفتر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از سرمایه‌گذاری‌های خود بهره‌وری قابل توجهی به دست آورند و از طریق پروژه‌ها، برنامه‌ها و پورتفولیوها برای سهامداران ارزش ایجاد کنند.
برای پیاده سازی موفق یک دفتر مدیریت پروژه، قبل از هر چیز باید از سازمان خود شناخت کامل و دقیقی داشته باشید. برای این منظور از خودتان بپرسید:
- چه نیازی باعث شده تا به فکر ایجاد دفتر مدیریت پروژه بیفتید؟
- برپایی PMO، راهکار درستی برای حل مسائل سازمان شماست؟
- آیا در فرهنگ سازمانی شما در مورد ضرورت تاسیس این بخش، درک درستی وجود دارد؟
- آیا از کارکرد دفتر مدیریت پروژه درک دقیق و درستی دارید؟
- سازمان شما نسبت به مبانی مدیریت پروژه، اکنون در چه سطحی از بلوغ قرار دارد؟
در یک سازمان، دفتر مدیریت پروژه (PMO)، وظایف بسیاری را در جهت افزایش بهره‌وری و خلق ارزش بر عهده دارد. انجام این وظایف، باعث ایجاد تغییراتی در ساختار روابط افراد و واحدهای سازمانی خواهد شد.
برخی از این وظایف عبارت است از: مدیریت منابع، توسعه متد مدیریت پروژه، مشاوره پروژه‌ها، پشتیبانی پروژه‌ها و…
به خاطر داشته باشید که همه سازمان‌ها نیاز به سطوح عالی دفتر مدیریت پروژه ندارند و شما باید با در نظر گرفتن اندازه سازمان، فرهنگ سازمانی و بلوغ سازمانی خود، یکی از سطوح را انتخاب کنید.
خوب است بدانید که اغلب PMO ها، اصول مدیریت پروژه را بر اساس روش‌های استاندارد صنعتی مانند Prince2 یا دستورالعمل‌هایی مانند PMBOK پیاده سازی می‌کنند.
کلیک کنید تا با استاندارد PMBOK و ابعاد آن آشنا شوید.
انواع PMO چیست؟
اولین کاری که برای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه باید انجام دهید، انتخاب ساختار متناسب با نیازهای سازمانتان است. همه می‌دانیم که برای موفقیت در پروژه‌ها هیچ فرمول یکسانی وجود ندارد و سازمان‌ها از نظر نیاز، اندازه، ساختار و بلوغ مدیریت با هم متفاوت‌اند. بنابراین انتخاب ساختار متناسب با نیازهای سازمان، کلید موفقیت است.
به طور کلی دفاتر مدیریت پروژه به 3 دسته تقسیم می‌شوند که از نظر میزان کنترل و تاثیر بر روی پروژه‌ها با هم متفاوت‌اند. این 3 مدل عبارتند از:
1. دفتر مدیریت پروژه حمایت کننده (Supportive PMO)
این PMO از طریق فراهم کردن الگوها، راهکارهای مفید، آموزش و دسترسی به اطلاعات تدریس شده، نوعی نقش مشاوره‌ای برای پروژه‌ها ایفا می‌کند. دفتر مدیریت پروژه پشتیبان، به عنوان مخزن پروژه عمل می‌کند. میزان کنترلی که توسط این نوع PMO فراهم می‌شود، پایین است.
در واقع، این PMO همه پروژه‌های یک سازمان را جمع آوری کرده و بهترین شیوه‌ها، الگوها و آموزش‌ها را ارائه می‌کند، اما با درجه کنترل پایین.
2. دفتر مدیریت پروژه کنترلی (Controlling PMO)
دفتر مدیریت پروژه کنترلی، با استفاده از ابزارهای مختلف، پشتیبانی و تطابق مورد نیاز را فراهم می‌کند. این مطابقت، شامل پذیرش متدولوژی‌های مدیریت پروژه، استفاده از الگوها، فرم‌ها و ابزارهای خاص است. میزان کنترلی که توسط این PMO فراهم می‌شود، متوسط است.
به طور کلی، یک PMO کنترل کننده، بررسی می‌کند که آیا ابزارها، فرآیندها و استانداردهای مدیریت پروژه با درجاتی از کنترل در پروژه‌ها اعمال می‌شوند یا نه.
3. دفتر مدیریت پروژه حاکمیتی (Directive PMO)
این نوع دفتر مدیریت، کنترل پروژه‌ها را از طریق مدیریت مستقیم آنها بر عهده دارد. این مدل، فراتر از کنترل پیش می‌رود و مسئولیتهای پروژه را با ارائه تجربیات مختلف و منابع مدیریت پروژه، بر عهده می‌گیرد. بنابراین، میزان کنترلی که توسط این PMO فراهم می‌شود، زیاد است. در واقع، دفتر مدیریت پروژه دستور دهنده، درجه بالایی از کنترل را در فرآیند مدیریت پروژه سازمان اعمال کرده و آن را حفظ می‌کند.
وظایف PMO چیست؟
تا اینجا دانستیم PMO چیست و دفاتر مدیریت پروژه به چند دسته تقسیم می‌شوند. در سازمان‌های دارای PMO، مدیران اجرایی و مدیران پروژه‌ها هر کدام مسئولیت‌ها و وظایف خاص خود را دارند. در این شرایط و در سازمان‌هایی که چندین پروژه متفاوت کوچک و بزرگ بر عهده دارند، مسئولیت پیگیری امور و انجام وظایف بر عهده PMO است.
دفتر مدیریت پروژه، با نظارت کلی بر پروژه‌ها، استراتژی‌های سازمان را می‌شناسد. علاوه بر این، تضمین می‌کند که پروژه‌ها تحت نظارت سازمان پیش می‌روند. شرح وظایف PMO در سازمان‌های مختلف متفاوت است. در واقع هیچ شرح وظایف دقیقی برای این شغل وجود ندارد. اما به طور کلی وظایف این بخش عبارت است از:
- مدیریت سبد پروژه‌ها از طریق انتخاب، اولویت بندی و دسته بندی آنها بر اساس استراتژی‌های سازمان و منابع موجود.
- برنامه ریزی جهت استفاده بهینه از منابع
- حل اختلافات موجود در زمینه استفاده از منابع محدود و کاهش ریسک
- حفظ و اولویت بندی اطلاعات کارکنان بر اساس مهارت‌های آنها
- استانداردسازی و بهینه سازی روش‌های مدیریت پروژه، برای مدیران و اعضای تیم پروژه
- انتخاب، پیاده سازی و آموزش نرم افزارها و برنامه‌ها به کارکنان سازمان
- افزایش وضوح و شفافیت پروژه‌ها از طریق به روز رسانی آنها و انتشار اطلاعات معتبر
- بررسی و حل خطاها و مشکلات پروژه‌های قبلی برای جلوگیری از تکرار این اشتباهات
- بررسی میزان پیشرفت پروژه‌ها
- بررسی و کنترل موارد تاثیرگذار بر منابع و هزینه‌ها
- فراهم کردن پشتیبانی مدیریتی و عملیاتی برای تیم‌های پروژه
کارکرد PMO چیست؟
بر اساس مطالب سایت wikipedia
عملکرد PMO در طول زمان تکامل پیدا کرده است:
در دهه 1800، دفتر پروژه نوعی حکومت ملی در صنعت کشاورزی به حساب می‌آمد.
در سال 1939 برای اولین بار عبارت «دفتر مدیریت پروژه» منتشر شد.
در دهه 1950، مفهوم دفتر مدیریت پروژه نمایانگر PMO در دوران معاصر بود.
و در نهایت، امروز PMO یک مفهوم پویاست که برای حل مسائل خاص مورد استفاده قرار می‌گیرد.
به طور کلی، PMO ها در هر سازمان، به عنوان ستون فقرات در رویکرد مدیریت پروژه، عمل می‌کنند. آنها با ارائه اطلاعات و حمایت‌های لازم، موفقیت برنامه‌ها و پروژه‌ها را تضمین می‌کنند. هر چند مواردی که بیان کردیم، کارکردهای اصلی دفتر مدیریت پروژه به حساب می‌آیند، اما PMO کارکردهای دیگری هم دارد که عبارتند از:
حکمرانی: دفتر مدیریت پروژه مطمئن می‌شود که تصمیمات درست، بر اساس اطلاعات درست، به وسیله افراد مناسب گرفته شده است.
شفافیت: PMO، برای حمایت از تصمیم گیری‌های موثر، اطلاعات مرتبط و دقیقی ارائه می‌دهد.
قابلیت استفاده مجدد: PMO، بهترین و کارآمدترین الگوها و روش‌ها را از پروژه‌های موفق قبلی ارائه می‌دهد.
پشتیبانی تحویل: دفاتر مدیریت پروژه، با ساده سازی فرآیندهای پروژه، ارائه آموزش، راهنمایی و تضمین کیفیت برای تیم پروژه، به آنها کمک می‌کنند تا وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.
قابلیت پیگیری: PMO ها اسناد، تاریخچه پروژه و دانش سازمانی را به خوبی مدیریت می‌کنند.
ویژگی‌های یک مدیر موفق PMO چیست؟
اکنون که می‌دانیم PMO چیست و کارکرد آن به چه شکل است، لازم است با ویژگی‌های یک مدیری موفق PMO نیز آشنا شویم. یک مدیر موفق PMO، باید:
- مهارت‌های بین فردی قدرتمندی داشته باشد و بتواند پروژه‌های مختلف را به خوبی مدیریت کند.
- بر اعضای دفتر مدیریت پروژه نظارت مستقیم داشته باشد.
- ضمن همکاری با مدیران پروژه، گزارش‌های مناسبی تهیه و به کارکنان اجرایی سازمان ارائه دهد.
- مسئولیت ارزش و کیفیت هر کدام از پروژه‌های تحت مراقبت خود را بر عهده گیرد.
- با تسهیل فرآیند برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی، اصلاح فرآیندها و کسب اطمینان از مستندات مناسب برای پروژه‌هایی که بر آنها نظارت می‌کند، PMO را به خوبی هدایت کند.
گام های پیاده سازی PMO چیست؟
در این بخش راجع به مراحلی صحبت می‌‌کنیم که برای پیاده سازی و اجرای PMO باید آنها را در نظر بگیرید:
حامیان مالی و ذینفعان کلیدی را شناسایی کنید
اولین گام در اجرای PMO این است که حامیان مالی و ذینفعان کلیدی سازمان خود را شناسایی کنید. این فرآیند به شما امکان می‌دهد تا افراد مسئول پروژه را به راحتی انتخاب کنید.
تیم پروژه را ارزیابی کنید
پس از جمع آوری اعضای تیم، باید آنها را ارزیابی کنید. این ارزیابی، ضمن مشخص کردن وضعیت فعلی فرآیند، به شما امکان می‌دهد تا فرآیندهای مدیریت پروژه را نیز مشخص کنید.
پروپوزال پروژه را آماد کنید
آماده سازی پروپوزال پروژه اهمیت زیادی دارد. آماده سازی آن را باید با توجه به موارد زیر انجام دهید:
- هدف پروژه را تعریف کنید
- پرونده تجاری ایجاد کنید
- نقشه راه استراتژی مدیریت پروژه را تعیین کنید
- یک متدولوژی مناسب برای مدیریت پروژه انتخاب کنید
- سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه را تعیین کنید
- ابزارها و الگوهای مدیریت پروژه را مشخص کنید
- میزان بودجه را در نظر بگیرید
از حامی پروژه تاییدیه دریافت کنید
اکنون باید برای پیشنهاد خود از حامی پروژه تاییدیه بگیرید. در واقع حامی پروژه باید محدوده، جدول زمانی، بودجه پروژه شما را تایید کند.
فرآیندها و رویه‌ها را توسعه دهید
با انجام اقدامات زیر، می‌توانید فرآیندها و رویه‌ها را توسعه دهید:
- خط مشی‌ها و رویه‌های PMO را ایجاد کنید تا نحوه عملکرد PMO سازمان شما مشخص شود.
- برای فرآیند مدیریت پروژه سازمان خود، استراتژی‌ها و برنامه‌های دقیقی ایجاد کنید.
- یک برنامه ارتباطی قدرتمند و مستحکم ایجاد کنید تا مطمئن شوید روند کار به خوبی پیش می‌رود.
- یک فرآیند مدیریت ریسک قوی ایجاد کنید تا استراتژی کلی مدیریت پروژه شما تقویت شود.
- یک فرآیند درخواست تغییر کارآمد و موثر طراحی کنید تا اعضای تیم بتوانند فرآینده را با توجه به داده‌های جدید تنظیم کنند.
- با در نظر گرفتن فرآیند مدیریت صحیح مشکلات، می‌توانید در صورت بروز مشکل، سریع‌تر و راحت‌تر آنها را حل کنید.
- یک برنامه آموزشی مناسب طراحی کنید. در این صورت می‌توانید مطمئن باشید که همه افراد در فرآیند مدیریت پروژه نقش خود را درک می‌کنند.
دفتر مدیریت پروژه را ایجاد کنید
با پشت سر گذاشتن مواردی که بیان کردیم، اکون می‌توانید PMO سازمان خود را ایجاد کنید. برای انجام این کار لازم است:
- طرح کلی خدمات دفتر مدیریت پروژه خود را مشخص کنید
- نقش‌ها و مسئولیتهای کارکنان در PMO را مشخص کنید
- محدوده PMO را تعیین کنید
- کتاب راهنمای PMO را طراحی و ایجاد کنید
- ابزارها و الگوهای مدیریت پروژه را مشخص کنید
- سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه ایجاد کنید
آموزش را شروع کنید
لازم است کارگاه‌های آموزشی منظمی برای اعضای تیم پروژه برگزار کنید. به این ترتیب، می‌توانید مطمئن شوید که همه اعضا از وظایف و مسئولیتهای خود درک روشنی دارند.
فرآیندهای مدیریت پروژه جدید را اجرا کنید
اکنون شما آماده اجرای فرآیند مدیریت پروژه جدید خود هستید. مواردی مانند: اجرای برنامه‌های ارتباطی، اجرای سیاست‌ها و بررسی وضعیت اجرا، شما را از موفق بودن اجرای فرآیندهای جدید کاملا مطمئن می‌کند.
با نرم افزار BPMS راهبران، فرآیندهای کسب و کار خود را سریع‌تر و آسان‌تر به فرآیندهای الکترونیک تبدیل کنید.
مزایای راه اندازی PMO چیست؟
دلایل زیادی وجود دارد که به شما می‌گوید برای موفقیت پروژه‌های سازمانتان از PMO استفاده کنید. در این بخش به شما خواهیم گفت مزایای PMO چیست.
- دفتر مدیریت پروژه، برای ایجاد نمونه کارهای موفق، بر دسترسی منابع و استراتژی‌های سازمان به طور کامل نظارت می‌کند.
- متدولوژی پروژه‌ها را یکپارچه سازی می‌کند.
- استفاده از یک نرم افزار واحد را در کل سازمان استاندارد سازی می‌کند.
- بار مسئولیت مدیران پروژه را جهت صرفه جویی در زمان و انرژی، کاهش می‌دهد. بنابراین، تمرکز آنها برای انجام پروژه‌های جدید افزایش پیدا می‌کند.
- این دفتر، ارتباطات درون پروژه و کل سازمان را بهبود می‌بخشند.
- برای کاهش میزان خطا و ایجاد بهترین روش‌های انجام کار، دانش کارآمد و موثری را انتقال می‌دهد.
- علاوه بر افزایش کیفیت و بهره‌وری، خطاها و اشتباهات پروژه را نیز کاهش می‌دهد.
و در انتها…
اکنون می‌دانیدPMO چیست و چگونه با داشتن یک دفتر مدیریت پروژه می‌توانید پروژه‌های بیشتری را با توجه به اهداف سازمانتان مدیریت کنید. همان طور که ملاحظه کردید، پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه می‌تواند به طور قابل ملاحظه‌ای کارایی فرآیندهای مدیریتی شما را افزایش داده و به عنوان یک نهاد متمرکز برای برای حل مشکلات پروژه مورد استفاده قرار گیرد.