مدیریت پورتفولیو پروژه چیست و چه نقشی در سازمان شما دارد؟
مدیریت پورتفولیو پروژه، راهی برای مدیریت متمرکز پروژه‌های سازمان شماست. با PPM می‌توانید مطمئن باشید پروژه‌ها با استراتژی سازمان هماهنگ و همسو هستند، تخصیص منابع به درستی صورت می‌گیرد، پروژه‌ها به موقع انجام می‌شوند و منافع، در اختیار ذینفعان پروژه قرار خواهد گرفت.
امروز به شما خواهیم گفت مدیریت پورتفولیو پروژه چیست و چگونه باعث موفقیت سازمان شما خواهد شد.
پورتفولیو پروژه چیست؟
پورتفولیوی پروژه، مجموعه‌ای از پروژه‌ها و برنامه‌های مختلف مرتبط با فعالیت‌های درگیر در پروژه را توصیف می‌کند. این شامل تمام فعالیت‌ها و مسئولیت‌هایی می‌شود که قرار است در طول پروژه انجام شوند. پورتفولیوی پروژه برای نگهداری و مدیریت اطلاعات مهم ایجاد می‌شود تا امکان نظارت جمعی را فراهم کند.
می‌توانید پورتفولیوی پروژه را به عنوان منبعی برای تصمیم‌گیری در مورد تخصیص منابع، میزان خطرات، پیش‌بینی عملکرد و به عنوان یک راهنما برای هماهنگی و پیشرفت در نظر بگیرید.
مدیریت پورتفولیو پروژه چیست؟
مدیریت پورتفولیو پروژه (Project Portfolio Management)، یک رویکرد رسمی است که توسط سازمان‌ها برای شناسایی، اولویت‌بندی، هماهنگی و نظارت بر پروژه‌هایی که با استراتژی و اهداف آنها هماهنگ و همسو هستند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. این رویکرد، نسبت ریسک به پاداش هر پروژه، منابع مالی موجود، مدت تقریبی پروژه و نتایج مورد انتظار را بررسی می‌کند.
مدیریت پورتفولیو پروژه، با تمرکز بر روی تصاویر بزرگ و با هدف به حداکثر رساندن ارزش کلی پورتفولیو، بر کل مجموعه پروژه‌های سازمان، نظارت می‌کند.
مدیریت پورتفولیو پروژه یا PPM، یک فرآیند از بالا به پایین است. گروهی از تصمیم‌گیرندگان در سازمانی به رهبری یک مدیر پورتفولیو، هر پروژه بالقوه را بررسی می‌کنند تا تعیین کنند آیا پروژه از اهداف و مقاصد کسب و کار پشتیبانی می‌کند یا نه.
همچنین تیم PPM، اتصالات و موارد احتمالی بین پروژه‌ها را بررسی می‌کند. این روابط، بر رتبه بندی، اولویت‌بندی، تامین مالی و انتخاب پروژه‌های درون پورتفولیو تاثیر می‌گذارد. پس از شناسایی و اولویت‌بندی پروژه‌ها، تیم مدیریت پورتفولیو پروژه، بر پروژه‌های در حال حرکت نظارت می‌کند. به خاطر داشته باشید که پروژه‌های با عملکرد ضعیف، می‌توانند روی دیگر پروژه‌های داخل پورتفولیو تاثیر بگذارند. بنابراین، برای بهینه سازی ارزش کلی، نظارت مستمر بر نمونه کارها ضروری است.
در سازمان‌های بالغ، تصمیمات مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM)، تحت نظارت یا همراه با یک دفتر مدیریت پروژه (PMO) یا یک دفتر مدیریت پروژه سازمانی گرفته می‌شود.
مدیران PPM، معمولا به مدیر ارشد مالی (CFO) یا مدیر ارشد عملیات (COO) گزارش می‌دهند. البته این موضوع، بسته به ساختار، اندازه و پیچیدگی سازمان متفاوت است. ساختار متمرکز PPM کمک می‌کند تا مطمئن شوید علاوه بر توجه به تک تک بخش‌های پروژه، آنچه اهمیت دارد، رسیدن به هدف اصلی پروژه است.
اما اجرای مدیریت پورتفولیو پروژه کمی دشوار است، چرا که نیازمند درک استراتژی سازمان، اهداف تجاری، توافق جمعی در مورد روش رسیدن به اهداف، استفاده از مناسب‌ترین روش‌ها برای رسیدن به اهداف در سطح سازمان و پشتیبانی قوی در سطح اجرا است.
مدیریت پورتفولیو پروژه مهم است؛ چرا؟
مدیریت پورتفولیو پروژه به عنوان یک پل ارتباطی میان اهداف استراتژیک کلی سازمان و مجموعه پروژه‌های فردی مورد نیاز برای دستیابی به آنها عمل می‌کند. PPM با بررسی همه پروژه‌ها از لحاظ میزان همسویی آنها با اهداف استراتژیک، علاوه بر هدایت تلاش جمعی سازمان برای دستیابی به نتایج مطلوب، می‌تواند به رسیدن به آن اهداف به روش‌های به صرفه نیز کمک کند.
بخشی از فعالیت گروه PPM، تعیین روش‌ها، فرآیندها، فناوری‌های مورد استفاده و نظارت بر آنها جهت تکمیل پروژه‌هاست. این مدیریت متمرکز، سازگاری با نحوه اجرای پروژه‌های سازمان، تضمین تخصیص درست منابع به مهم‌ترین پروژه‌ها، ارائه مدیریت ریسک جامع و در نهایت، بهبود ارتباطات بین تمام سطوح سازمان را به دنبال دارد.
موسسه تحقیقاتی Gartner ، سه عنصر را به عنوان عناصر رویکرد PPM بالغ مشخص کرده که عبارتند از:
- همسویی پورتفولیو
- انعطاف پذیری مستمر پورتفولیو
- تصمیم‌گیری مبتنی بر ارزش
بر اساس تحقیقات این موسسه، سازمان‌ها با اعمال مدیریت پورتفولیو پروژه به مزایای قابل توجهی دست پیدا می‌کنند. مثلا یک سازمان، با روش مدیریت پورتفولیو بالغ، دو برابر رقبا احتمال دستیابی به اهداف تجاری خود را دارد.
یک پروژه چگونه با برنامه‌ها و سایر پروژه‌ها ارتباط دارد؟
برنامه‌ها برای گروه‌بندی پروژه‌های مشابه یا مرتبط ایجاد می‌شوند. این امکان مدیریت استراتژیک وابستگی‌های متقابل مانند منابع مشترک را فراهم می‌کند. پورتفولیوی پروژه برای اطمینان از همسویی و هماهنگی پروژه‌ها و برنامه‌ها با استراتژی کسب و کار ایجاد می‌شوند.
مدیریت پورتفولیو پروژه کمک می‌کند تا مطمئن شوید که سازمان شما بین تعداد و نوع پروژه‌هایی که انجام می‌دهد، تعادل ایجاد می‌کند. همچنین، می‌توانید مطمئن باشید که کل پروژه‌های برنامه‌ریزی شده در یک زمان معین، از ظرفیت در نظر گرفته شده فراتر نمی‌روند. علاوه بر این، به شما اطمینان می‌دهد که سازمان، به نسبت مناسب پروژه‌ها توجه می‌کند. به این معنی که در این پورتفولیوی محدود، تعداد پروژه‌هایی که می‌تواند انجام دهد چقدر است.
بسته به اولویت‌های کسب و کار و سطح ریسک پذیری، ممکن است مدیریت سازمان، یک پروژه را بر سایر پروژه‌ها اولویت دهد. در صورتی که اولویت بندی، تحت یک پورتفولیوی متمرکز مدیریت نشود، این نوع برنامه‌ریزی استراتژیک، سخت و پیچیده خواهد بود.
فرآیند مدیریت پورتفولیو پروژه چگونه کار می‌کند؟
فرآیند مدیریت پورتفولیو پروژه با شناسایی استراتژی‌های کلیدی کسب و کار سازمان و نتایج مطلوب آغاز می‌شود. گروه PPM، در تصمیم گیری برای اینکه کدام پروژه‌ها را برای شروع انتخاب کند، چگونه بودجه دریافت کند، قابلیت‌های سازمان از جمله: افراد، فرآیندها و فناوری‌های تاثیرگذار بر تحویل پروژه را در نظر می‌گیرد. انتخاب پروژه‌ها تنها آغاز نقش نظارتی گروه PPM در مدیریت پروژه است.
در ادامه مراحل فرآیند مدیریت پورتفولیو پروژه را بیان کرده‌ایم:
نمونه کارها را برنامه‌ریزی کنید
این مرحله شامل فهرست‌بندی، جمع‌آوری اطلاعات پروژه‌های موجود و شناسایی پروژه‌های پیشنهادی جدید است. انجام این کارها، مستلزم جستجوی کارمندان و مشاوران خارجی برای ایده‌ها، ارزیابی چشم‌انداز رقابتی، شناسایی مناطق بهبود و تحقیق در مورد روندهای کسب و کار است.
پروژه‌ها را انتخاب و اولویت‌بندی کنید
تیم‌های PPM از روش‌های انتخاب متفاوتی در رتبه‌بندی پروژه‌ها برای ارزش استراتژیک و بازگشت سرمایه استفاده می‌کنند.
امکان سنجی پورتفولیو را آزمایش کنید
این مرحله، مستلزم همکاری با افرادی است که در پروژه‌های موجود درگیر هستند یا می‌خواهند پروژه‌های پیشنهادی را اجرا کنند. تیم‌ها از تجزیه و تحلیل داده‌ها و سایر معیارها برای ارزیابی ریسک‌های پروژه از جمله تغییرات بازار و محدودیت‌های داخلی در زمینه‌هایی مانند فناوری، مهارت و بودجه استفاده می‌کنند.
منابع را اختصاص دهید
تخصیص منابعی مانند بودجه، مواد اولیه، پرسنل و سایر الزاماتی که برای تکمیل هر بخش از پروژه لازم است، در این مرحله انجام می‌شود.
تنظیم، مدیریت و نظارت کنید
این مرحله، مستلزم همکاری با مدیران پروژه یا دفاتر مدیریت پروژه (PMO) برای ارزیابی عملکرد، شناسایی مشکلات و انجام تنظیمات لازم برای حفظ پروژه در مسیر درست است.
مدیریت پورتفولیو را بهبود دهید
به روز رسانی و مدیریت منظم گزارش سهامداران، عملکرد پروژه، ریسک‌ها، پرسنل و…، به عنوان پایه‌ای برای بهبود مستمر و بلوغ PPM عمل می‌کند.
مسئولیت مدیران پورتفولیو پروژه چیست؟
مدیران پورتفولیو پروژه، همه پروژه‌ها و برنامه‌ها را از لحاظ استراتژیک بررسی و ارزیابی می‌کنند. آنها پروژه‌ها را بر اساس میزان اهمیت آنها برای سازمان اولویت‌بندی کرده و تخصیص منابع را بر این اساس انجام می‌دهند. مدیر پورتفولیو پروژه، مسئولیت‌های زیر را بر عهده دارد:
- ایجاد کانالی از پروژه‌ها و برنامه‌ها
- همراستا کردن این کانال با اهداف سازمان
- اولویت‌بندی پروژه‌ها و برنامه‌ها بر اساس عوامل ایجاد مزایا و چالش‌ها
- تخصیص منابع
- اطمینان از مدیریت موثر پروژه‌ها و برنامه‌ها
- مدیریت ریسک‌ها و مسائل پورتفولیو پروژه
- نظارت مستمر و گزارش دهی در مورد پورتفولیو پروژه
- تنظیم و اولویت‌بندی مجدد پورتفولیو (زمانی که اهداف یا شرایط سازمان تغییر کرده است)
- ارتباط با رهبری سازمانی برای به نتیجه رساندن پروژه‌ها و برنامه‌ها
مزایای مدیریت پورتفولیو پروژه چیست؟
مدیریت متمرکز روش‌ها و فناوری‌ها در پورتفولیو پروژه، ضمن افزایش کارایی، به افزایش نرخ موفقیت نیز کمک می‌کند. مزایای PPM شامل موارد زیر است:
تصمیم‌گیری بهتر و سریع‌تر
سازگاری با نحوه ارزیابی کمی و کیفی سازمان‌ها، به مدیران در تصمیم‌گیری مفیدتر و سریع‌تر کمک می‌کند.
افزایش میدان دید در کل کانال پروژه
مدیران تیم پروژه، برای اندازه‌گیری و گزارش دهی از ابزارها و تکنیک‌های یکسانی استفاده می‌کنند. این علاوه بر افزایش میدان دید، یک زمینه برابر و هم‌تراز برای ارائه گزارش‌ها ایجاد می‌کند.
افزایش مسئولیت‌پذیری افراد تیم پروژه
پوتفورلیو پروژه به مدیران نشان می‌دهد چه تعداد پروژه را به موقع و با بودجه مناسب دریافت کرده‌اند. آنها می‌توانند برای همه افراد تیم پروژه انگیزه ایجاد کنند تا ابزارها و فرآیندهایی که برای کارآمدتر شدن به آنها نیاز دارند را دریافت کنند.
چالش‌های مدیریت پورتفولیو پروژه چیست؟
با وجود مزایای بالقوه، پیچیدگی‌های PPM چالش‌های خاصی ایجاد می‌کند. در این بخش به بررسی این چالش‌ها می‌پردازیم.
محدود کردن محدوده سبد پروژه می‌تواند نرخ بازگشت سرمایه یا ROI را کاهش دهد. بنابراین انجام یک پایلوت PPM (مطالعه و بررسی مقدماتی در مقیاس کوچکتر)، منطقی به نظر می‌رسد. در سازمان‌های بزرگ نیز ایجاد یک مجموعه غیرمتمرکز از پورتفولیوها راهکار مناسبی است.
کسب و کارهایی که از PPM استفاده می‌کنند ممکن است با مشکلاتی روبرو شوند که در ادامه به برخی از آنها اشاره می‌کنیم.
- نبود استراتژی مشخص (در این شرایط، همه چیز بستگی به نظر افراد قوی‌تر در سیستم دارد. آنها قادرند افراد تیم را طبق نظرات شخصی خود هدایت کنند)
- نبود اهداف مشخص
- ناتوانی تیم پروژه در عملیاتی کردن و مقیاس پذیری
- کمبود منابع برای اعمال دانش و مهارت مدیریت پورتفولیو پروژه
- عدم حمایت اجرایی
- عدم اجرای کامل حاکمیت، روش شناسی، استانداردها و فناوری‌ها
- عدم امکان تصمیم‌گیری در مورد میزان تمرکز پروژه
- مخالفت با اصول مدیریت پورتفولیو پروژه
- عدم بلوغ سازمان برای پذیرش اصول مدیریت پورتفولیو پروژه
و در انتها…
حتما به خوبی با مدیریت پورتفولیو پروژه آشنا شده‌اید. همان طور که ملاحظه کردید، PPM، برای پیش‌بینی مشکلات احتمالی، بررسی پیشرفت به سمت اهداف عملیاتی، مدیریت بودجه و رسیدگی به نگرانی‌های ذینفعان، به شما کمک می‌کند. به این ترتیب، می‌توانید مطمئن باشید که پروژه‌های در حال انجام، مستقیما با اهداف و استراتژی‌های کلی کسب و کارتان مرتبط هستند.