ساختار شکست کار چیست؟ چگونه یک WBS ایجاد کنیم؟

زمان مطالعه: 7 دقیقه

شکستن و تقسیم یک کار بزرگ به کارهای کوچکتر، یکی از روش‌های مدیریت و افزایش بهره‌وری به شمار می‌رود. ساختار شکست کار یا Wbs ، ابزاری است که این تکنیک را برای پروژه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌دهد. این برنامه، محدوده پروژه، هزینه‌ها و فعالیت‌های اولیه را به صورت یکپارچه مدیریت کرده و به شما اطمینان می‌دهد که تمام برنامه‌های پروژه در یک راستا هستند. همراه ما بمانید تا به شما بگوییم منظور از ساختار شکست کار چیست.

ساختار شکست کار چیست؟

ساختار شکست کار یا Work Breakdown Structure، از اولین مراحل در مدیریت یک طرح یا پروژه است که می‌تواند تیم شما را در مسیر موفقیت قرار دهد. در واقع، Wbs ، نمایشی از محصولات و خدمات قابل تحویل یک پروژه است که به بخش‌های کوچکتر تقسیم می‌شود.

این برنامه نقش بسیار مهمی در مدیریت محدوده و محتوای پروژه دارد. بی توجهی و یا عدم صرف زمان و هزینه کافی برای تهیه آن، می‌تواند باعث ایجاد مشکل و یا حتی شکست پروژه‌ها شود.

ساختار شکست کار (Wbs)، ضمن تعریف چگونگی انجام پروژه، هر چیزی که برای انجام آن نیاز دارید را در قالب یک نمودار ساده و قابل فهم به شما نمایش می‌دهد. هدف از ارائه این نمودارها، تجزیه فعالیت‌های پیچیده به عناصر کوچکتر و بیشتر است.

سایت projectmanager.com سوال Wbs چیست را به این شکل پاسخ می‌دهد:

یک ساختار شکست کار (Wbs)، نوعی تجزیه بصری، سلسله مراتبی و تحویل گرا از یک پروژه است. این نمودار مفید و کاربردی به مدیران امکان می‌دهد از تحویل نهایی پروژه به عقب برگردند و تمام فعالیت‌های مورد نیاز برای دستیابی به یک پروژه موفق را مشخص کنند.

مدیران پروژه برای طراحی و اجرای ساختار شکست کار (Wbs)، از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. کاربرد این نرم افزارها در ترکیب با نمودار گانت که دارای سلسله مراتب Wbs است، می‌تواند برای برنامه ریزی، زمان بندی و اجرای پروژه‌ها موثر باشد.

سطوح ساختار شکست کار چیست؟

همان طور که بیان کردیم، محدوده پروژه به وسیله Wbs به قطعات قابل کنترل تقسیم می‌شود تا برنامه ریزی و اجرای آن‌ها را ساده‌تر کند. ساختار شکست، 4 سطح دارد که در ادامه آن‌ها را معرفی می‌کنیم.

1. سطح بالا (The Top Level) : عنوان پروژه یا آخرین تحویل
2. حساب کنترل (Controls Account): مراحل اصلی پروژه و تحویل آنها
3. بسته‌های کاری (Work Packages): وظایفی که منجر به ایجاد سطح سوم (حساب کنترل) می‌شود.
4. فعالیت‌ها (Activities): وظایف لازم برای تکمیل بسته کاری

انواع ساختار شکست کار چیست؟

نوع و مبنای شکست کار در هر پروژه متفاوت است. می‌توانید برای هر پروژه تعداد زیادی ساختار شکست کار تعریف کنید که هر کدام از لحاظ ماهیت و اهداف، قابل تفکیک هستند. در این بخش به معرفی انواع Wbs می‌پردازیم.

ساختار شکست بر اساس مراحل انجام کار (Phase or Stage Breakdown Structure)

برای پیشبرد برخی پروژه‌ها باید مراحل مختلف و مجزایی طی شود. این مراحل می‌توانند نسبت به هم همپوشانی داشته باشند و تحت تاثیر یکدیگر اتفاق بیفتند. البته این موضوع کاملا اختیاری است.

اما در برخی پروژه‌ها، ترتیب و توالی فعالیت‌ها اهمیت زیادی دارد، طوری که اگر ترتیب، حفظ نشود و هر مرحله با تیم و مدیریت خود شروع به فعالیت کند، اتلاف زمان، سرمایه و هزینه فراوانی اتفاق خواهد افتاد.

این نوع ساختار شکست، بیشترین کاربرد را در پروژه‌های مختلف دارد.

ساختار شکست بر اساس بخش‌های سازمانی پروژه (Department Breakdown Structure)

در این ساختار شکست، هر واحد مستقل است و مدیریت مخصوص به خود را دارد. بنابراین واحدها چندان هماهنگ نیستند این موضوع ریسک پروژه را افزایش می‌دهد، چرا که در صورت عدم هماهنگی میان واحدها، اکثر فعالیت‌ها بیهوده تلقی شده و نتیجه مطلوبی ایجاد نخواهد شد. در این شرایط، مدیر اصلی پروژه می‌تواند با ایجاد یک یا چند معاونت تخصصی از ناهماهنگی‌ها جلوگیری کند.

ساختار شکست بر اساس مونتاژ محصول نهایی (Assembly/Product Breakdown Structure)

در این روش، محصول نهایی با توجه به هدف پروژه، در ابتدای ساختار شکست قرار می‌گیرد و بر اساس نمودار به اجزای اصلی و فرعی تقسیم می‌شود.

ساختار شکست بر اساس پیمانکاران اصلی و فرعی (Contractor Breakdown Structure)

در صورتی که انجام یک پروژه را به پیمانکاران سپرده باشید، شکست پروژه به این صورت است که در راس آن پیمانکار اصلی، سپس پیمانکاران فرعی و در آخر تامین کنندگان قرار می‌گیرند.

ساختار شکست بر اساس سیستم‌های مورد نیاز پروژه (System Breakdown Structure)

این مورد برای پروژه‌هایی که به سیستم بندی‌های مختلف نیاز دارند، کاربرد دارد.

ساختار شکست بر اساس محصولات قابل حمل و نقل (Transport Breakdown Structure)

این نوع Wbs مواقعی که در پروژه نیاز به حمل و نقل وجود داشته باشد، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

ساختار شکست بر اساس هزینه (Cost Breakdown Structure)

از آنجا که در هر پروژه کنترل و ارزیابی هزینه‌ها اهمیت زیادی دارد، ساختار شکست هزینه، مهم‌ترین ساختار شکست به شمار می‌رود. در این نوع Wbs ، تمامی هزینه‌های مورد نیاز پروژه از حاصل جمع هزینه‌های زیرمجموعه خود به دست می‌آید. طبیعتا هر چه تعداد زیرمجموعه‌ها بیشتر باشد، بار فشار در میان اجزا تقسیم می‌شود.

ساختار شکست بر اساس منطقه جغرافیایی (geographical areas Breakdown structure)

این ساختار وقتی مورد استفاده قرار می‌گیرد که فازهای پروژه در مکان‌های مختلف انجام شوند.

محتویات ساختار شکست کار چیست؟

یک ساختار شکست معمولی از چندین جزء مهم و کلیدی تشکیل شده است. در این بخش این اجزا را بررسی خواهیم کرد.

فرهنگ لغت Wbs: سندی است که عناصر مختلف Wbs را مشخص می‌کند. این بخش مهم به شرکت کنندگان و ذینفعان پروژه اجازه می‌دهد تا مراحل، بسته‌های کاری و فرآیند تحویل را با وضوح بیشتری مشاهده کنند.

شماره وظیفه و توضیحات: اگر به هر کاری یک شماره اختصاص دهید، شناسایی آن‌ها آسان‌تر خواهد شد. توضیحات نیز به شما کمک می‌کنند تا علاوه بر مشخص کردن وظایف و زمان انجام آن‌ها، جهت فعالیت تیم پروژه را نیز مشخص کنید.

صاحب وظیفه: مالک یا صاحب وظیفه، شخص یا سازمانی است که برای اطمینان از اجرای کامل و صحیح، از ابتدا تا انتهای کار را زیر نظر دارد.

وابستگی به وظیفه: بهتر است برای جلوگیری از ایجاد خطا و بروز مشکل، دو وظیفه وابسته در پروژه را به هم متصل کنید.

هزینه انجام وظیفه: از آنجا که انجام هر کاری هزینه‌ای به همراه دارد، حتما به بررسی میزان بودجه خود توجه کنید.

شروع، پایان و برآورد کامل کار: تاریخ شروع و پایان هر فعالیت را به برنامه‌ها اضافه کنید. همچنین زمان اجرای آن‌ها را در برنامه‌های خود برآورد کنید.

وضعیت وظیفه: این مورد به ردیابی و پیگیری فعالیت‌ها کمک می‌کند. مثلا برای شما مشخص می‌کند که فعالیت مورد نظر در نمودار تعیین شده؟ این کار اکنون در حال انجام است؟ در مدت تعیین شده به انتها می‌رسد؟ و…

هدف از تهیه ساختار شکست کار چیست؟

ساختار شکست یا Wbs به شما کمک می‌کند تا کل محدوده پروژه را با دقت و سرعت بیشتری تعریف و سازماندهی کنید. به این صورت که هر کدام از سطوح این ساختار، اهداف پروژه یا محصولات قابل تحویل، را به بخش‌های کوچکتر و قابل اندازه گیری تقسیم می‌کند. همچنین، این ابزار به شما امکان می‌دهد تا علاوه بر تعیین مسئولیت‌ها، منابع مورد نیاز را برآورد کرده و آن‌ها را به طور مناسب تخصیص دهید. در نهایت با Wbs می‌توانید بر پروژه‌‌های خود نظارت و کنترل بیشتری داشته باشید.

دلیل استفاده از ساختار شکست کار چیست؟

اولین قدم در توسعه برنامه‌های پروژه، ایجاد ساختار Wbs است. در واقع می‌توانید این فرآیند را قلب مدیریت پروژه در نظر بگیرید. ساختار شکست، تمام کارهایی که باید انجام شوند و همچنین ترتیب انجام آن‌ها را برای دستیابی به اهداف پروژه مشخص می‌کند. در صورتی که برای تجسم پروژه‌ها از این روش استفاده می‌کنید، می‌توانید مطمئن باشید کار تخصیص منابع، تعیین وظایف مهم و وابستگی‌های متقابل بین آنها به درستی انجام خواهد شد.

علاوه براین، ساختار شکست، به فرآیندهای مهم مدیریت پروژه مانند برآورد هزینه، تخصیص منابع و ارزیابی ریسک کمک می‌کند و از مواردی مانند هدر رفتن زمان و افزایش هزینه‌ها نیز جلوگیری می‌کند.

می‌توانیم ساختار شکست کار را به عنوان یک نقشه در پروژه‌های بزرگ و پیچیده در نظر بگیریم. ممکن است یک پروژه شامل چندین پروژه فرعی کوچکتر باشد. حتی این پروژه‌های فرعی را هم می‌توانید به بخش‌های کوچکتر شامل تحویل، زیر تحویل و بسته‌های کاری تقسیم کنید. با انجام این کار، جزئیات مورد نیاز برای انجام هر بخش پروژه به خوبی مشخص می‌شود.

مزایای ساختار شکست کار چیست؟

برخی از مزایای Wbs عبارت است از:

• برنامه ریزی و زمان بندی مناسب و مطمئن

• تخمین دقیق‌تر هزینه‌های پروژه

• تقسیم پروژه به بسته‌های کوچک قابل مدیریت

• کمک به تخصیص مناسب و منطقی منابع

• بهبود هماهنگی و انسجام بین اعضای تیم پروژه

• اطمینان از توجه به تمامی اقلام تحویلی

قواعد تهیه ساختار شکست کار چیست؟

اما نحوه ایجاد ساختار شکست کار چگونه است؟ در این بخش به شما خواهیم گفت چگونه می‌توانید یک Wbs ایجاد کنید. برای انجام این کار باید 5 مرحله را طی کنید.

مرحله اول:

کار خود را با مشخص کردن اهداف پروژه، طراحی محدوده پروژه و تعیین افرادی که قرار است در پروژه شرکت کنند، شروع کنید. سعی کنید تمامی مواردی که گفتیم را به طور کامل معرفی کرده و شرح دهید.

مرحله دوم:

پروژه را به بخش‌ها و مراحل کوچکتر تقسیم کنید. به شکلی که تمام مراحل، از شروع تا پایان پروژه را پوشش دهد.

مرحله سوم:

چه اقلامی را قرار است تحویل دهید؟ همه آن‌ها را لیست کنید و به مواردی که ممکن است برای تحویل بهتر و موفق‌تر به شما کمک کنند توجه داشته باشید. مواردی مانند: بسته‌های کاری، منابع، شرکت کنندگان و…

مرحله چهارم:

لیست کالاهای تحویل پذیر خود را تهیه کرده و آن‌ها را به وظایف فرعی که برای تحویل آن‌ها ضروری است، تقسیم کنید.

مرحله پنجم:

وظایف تعیین شده را به اعضای تیم اختصاص دهید و منابع، ابزار و اختیارات لازم را در اختیارشان بگذارید.

و در انتها…

امروز راجع به ساختار شکست کار صحبت کردیم و گفتیم این فرآیند با تقسیم یک فعالیت به اجزا و دسته‌های کوچکتر، ضمن هدایت پروژه در مسیر موفقیت، از شکست آن نیز جلوگیری می‌کند.

هدف ما از تهیه این مطلب، آشنایی کامل با Wbs ، کاربرد و روش‌های تهیه آن بود. امیدواریم بعد از مطالعه، دید جامع‌تری نسبت به این موضوع پیدا کرده باشید.