اولویت بندی اقدامات پروژه با مدل WSJF

زمان مطالعه: 6 دقیقه

گاهی اوقات لازم است الزامات ذینفعان یا مشتریان مختلف را در قالب یک فهرست اولویت بندی کنید. انجام این کار، روش‌های مختلفی دارد، یکی از روش‌های رایج که توسط رویکرد SAFe مورد حمایت قرار می‌گیرد، مدل WSJF است.

چارچوب SAFe برای اولین بار معرفی شد تا به سازمان‌های بزرگ کمک کند روش Agile را پیاده‌سازی کنند.  این چارچوب، با مدل اولویت‌بندی خاص خود یعنی مدل WSJF مورد استفاده قرار می‌گیرد و بر توالی کارها جهت رسیدن به حداکثر سود اقتصادی متمرکز است. با ما بمانید تا مدل WSJF و نحوه استفاده از آن را به طور کامل بررسی کنیم.

مدل WSJF چیست؟

همان طور که اشاره کردیم، چارچوب SAFe  معرفی شد تا ضمن هدایت سازمان‌های بزرگ در پیاده سازی متد Agile، به آنها کمک کند تا سریع‌تر و آسان‌تر با تغییرات هماهنگ شوند. این چارچوب با روش اولویت بندی خاص خود با نام مدل WSJF همراه است.

WSJF فرم کوتاه شده عبارت Weighted Shortest Job First و به معنی ابزاری است که در چارچوب SAFe برای کمک به تیم‌ها در اولویت بندی لیست اقدامات پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. یک تیم باید امتیاز هر کار را به عنوان هزینه تاخیر، بر اندازه یا مدت کار تقسیم کرده و سپس بر اساس مواردی که بالاترین امتیاز را دریافت می‌کنند، اولویت بندی را انجام دهد. رویکرد WSJF به مواردی که بیشترین تاثیر اقتصادی را در کوتاه‌ترین زمان ارائه می‌دهند، اولویت می‌دهد.

همچنین، ابزار مهمی برای متخصصان محصول به شمار می‌رود تا مواردی مانند قابلیت‌ها و ویژگی‌های محصول را در اولویت قرار دهند. خوب است بدانید که مدل WSJF، برای سرعت بخشیدن به تحویل ارزش (به ویژه در پروژه‌های بزرگ) ساخته شده است. چرا که معمولا در این پروژه‌ها با ایجاد صف‌های طولانی مشکلات، زمان انتظار معمولا بسیار طولانی است.

نحوه استفاده از مدل WSJF چگونه است؟

برای محاسبه هزینه تاخیر و امتیاز WSJF، ابتدا باید 4 معیار زیر را به اولویت‌های خود اختصاص دهیم.

• ارزش تجاری: هنگام ارزیابی ارزش کسب و کار، بپرسید «ارزش نسبی برای مشتری یا کسب و کار چقدر است؟ چگونه بر تجارت شما تاثیر می‌گذارد؟ تاثیر درآمد بر کسب و کار شما چقدر است؟ در صورت تاخیر، کدام اثرات منفی ایجاد می‌شود؟» سپس سعی کنید از زوایای مختلف به این موارد نگاه کنید. در صورتی که OKR های خود را تنظیم کرده باشید، خواهید دید که انجام این کار تا چه اندازه برای تکمیل موفق این فرآیند به شما کمک می‌کند. برای این معیار، امتیازها را بین 1 تا 20 در نظر بگیرید که در آن 1 نشان دهنده کمترین مقدار است و سایر امتیازها در رابطه با آن بیان می‌شوند.

برای جلوگیری از ایجاد مشکل و اختلاف در مورد تفاوت‌های کوچک، می‌توانید گزینه‌ها را بر اساس سری‌های فیبوناتچی تنظیم کنید.

1 برای کمترین ارزش

5 برای ارزش کم

8 برای ارزش متوسط

13 برای ارزش بالا

20 برای بالاترین ارزش

• بحرانی بودن زمان: اکنون زمان آن است ارزیابی کنید «آیا مهلت مشخصی وجود دارد؟ آیا مشتریان منتظر شما می‌مانند یا به دنبال راه حل‌های دیگر می‌روند؟» از آنجا که می‌خواهید اقلام ارزشمند را زودتر تحویل دهید، از زمان حیاتی برای در نظر گرفتن مهلت تامین مواد، دوره‌های اوج خرید، تاریخ‌های اجرایی شدن مقررات، تاریخ انقضای مجوز یا قرارداد استفاده کنید.

به خاطر داشته باشید که کارهایی با ضرب‌العجل‌های کوتاه‌تر ، نسبت به سایر فعالیت‌ها، زمان بحرانی بیشتری دارند.

مشابه معیار قبلی، آیتم‌ها را بین 1 تا 20 ارزیابی کنید که در آن 1 نشان دهنده کم‌ترین زمان بحرانی و اعداد بالاتر نشان دهنده فوری‌ترین موارد است.

1 برای کمترین مقدار

5 برای مقدار کم

8 برای مقدار متوسط

13 برای مقدار زیاد

20 برای بالاترین مقدار

• کاهش خطر و فرصت سازی: در اینجا باید بپرسید که «اگر تاخیر کنید، چه تاثیر منفی ایجاد می‌شود؟» کاهش ریسک، آن بخش از اصلاحات یا ارتقای سیستم را در نظر می‌گیرد که ممکن است از بروز تاثیرات مهم جلوگیری کند. برای مثال، ممکن است ارتقای زیرساخت از آفلاین شدن سرویس‌ها در هنگام افزایش ترافیک جلوگیری کند. یا رفع شکاف امنیتی، می‌تواند جلوی یک حادثه امنیتی را بگیرد.

ایجاد فرصت و فعال کردن آن، مواردی را که ممکن است پس از اجرای تغییر امکان پذیر باشد، در نظر می‌گیرد. به عنوان مثال، ارتقای یک سیستم مدیریت محتوا (CMS)، ممکن است مستقیما ارزش افزوده‌ای نداشته باشد. اما این CMS ارتقا یافته، دارای ویژگی‌ها و عملکردهایی می‌شود که با تکمیل فرآیند ارتقا، می‌تواند برای افزودن ارزش مورد استفاده قرار گیرد.

این فرآیند نیز مقادیر از 1 تا 20 را با در نظر گرفتن کاهش ریسک و توانمندسازی فرصت‌ها، اختصاص می‌دهد.

1 برای بدون خطر

5 برای خطر کم

8 برای ریسک متوسط

13 برای ریسک بالا

20 برای بالاترین خطر

• اندازه تخمینی: آخرین سوالی که می‌پرسید این است که «تحویل این کار چقدر سخت است؟». می‌توانید تخمین بزنید که اگر قرار باشد یک نفر بر روی آن کار کند، چه مدت طول می‌کشد تا این کار انجام شود. هنگامی که به زمان فکر می‌کنید، مجددا موارد را نسبت به هم اولویت بندی کرده و بررسی کنید که کدامیک کوچکتر است و به آن شماره «1» را اختصاص دهید. سپس تخمین بزنید که چگونه سایر موارد از نظر اندازه با آن مقایسه می‌شوند. برای این ویژگی نیز بازه عددی 1 تا 20 را در نظر بگیرید. توجه داشته باشید که این ارزیابی به وسیله افرادی انجام می‌شود که آن کار را انجام می‌دهند، نه افرادی که درخواست تغییر دارند.

1 برای اندازه خیلی کوچک (XS)

5 برای اندازه کوچک (S)

8 برای اندازه متوسط (M)

13 برای اندازه بزرگ (L)

20 برای اندازه خیلی بزرگ (XL)

پس از تعیین همه معیارها، می‌توانید هزینه تاخیر و امتیاز هر اولویت را محاسبه کنید. هزینه تاخیر، مجموعه‌ای از ارزش کسب و کار، بحرانی بودن زمان و کاهش ریسک است. هزینه تاخیر، به تعیین کمیت تاثیر زمان بر نتایجی که انتظار دارید به آنها دست پیدا کنید، کمک می‌کند.

ارزش کسب و کار، بحرانی بودن زمان، کاهش ریسک و فرصت سازی را جمع کنید تا رقمی بین 3 تا 60 برای هر مورد به عنوان هزینه نسبی تاخیر ارائه شود.

زمان بین 1 تا 20 است، بنابراین نسبت کلی WSJF بین 0.15 تا 60 متغیر است و عدد بالاتر، اولویت بالاتر را نشان می‌دهد.

برای محاسبه امتیاز کوتاه‌ترین اولویت شغلی (WSJF)، باید هزینه تاخیر را با اندازه تخمینی تقسیم کنید. هر چه امتیاز اولویت WSJF بالاتر باشد، وظیفه اهمیت بیشتری دارد.

در بخش بعد چگونگی محاسبه WSJF را به طور دقیق بررسی کرده‌ایم.

مدل WSJF چگونه محاسبه می‌شود؟

محاسبه WSJF بر اساس دو معیار کلیدی انجام می‌شود:

• هزینه تاخیر: ارزش اقتصادی که با انجام ندادن تغییر از دست می‌دهیم.
• زمان: مدت سپری شده از شروع کار تا دریافت مشتری

خوب است بدانید که حتی بدون کمک گرفتن از مدل WSJF، معمولا اکثر اولویت‌ بندی‌ها به شرح زیر است:

اولین مواردی که باید روی آنها کار شود، مواردی هستند که هزینه تاخیر زیاد و مدت زمان کمی دارند.

آخرین مواردی که روی آنها کار می‌شود، هزینه تاخیر کم و مدت زمان طولانی دارند.

مدل WSJF در انتخاب بین این دسته بندی‌ها به شما کمک می‌کند.

همان طور که گفتیم، این مدل بر اساس یک فرمول ساده محاسبه می‌شود که عبارت است از: هزینه تاخیر تقسیم بر مدت زمان فعالیت. اما برای این محاسبه لازم است محاسباتی دیگری نیز انجام دهید.

مرحله1

محاسبه هزینه تاخیر

هزینه تاخیر در چارچوب WSJF دارای 3 جزء است:

• ارزش برای کسب و کار یا کاربر
• زمان بحرانی
• کاهش ریسک یا ایجاد فرصت

برای محاسبه هزینه تاخیر، برای هر جزء یک مقیاس ایجاد کنید (مثلا از 1 تا 10) و سپس آنها را جمع کنید. تعداد مجموع هر 3 قسمت با نمره هزینه تاخیر شما برابر است.

مرحله2

محاسبه مدت زمان فعالیت

اکنون باید مقیاسی برای مدت زمان یا اندازه هر فعالیت در لیست خود تعیین کنید. این مقیاس می‌تواند با مقیاس هزینه تاخیر شما متفاوت باشد (مثلا از 1 تا 20). تا زمانی که آن را به طور مداوم در همه طرح‌ها اعمال کنید.

ممکن است محاسبه مدت زمان کار در مدل WSJF کمی سخت به نظر برسد، چرا که سطوح منابع فعلی، وابستگی‌ها، مجموعه مهارت‌ها و سایر عوامل می‌تواند باعث طولانی‌تر شدن پیشرفت پروژه شما نسبت به پروژه‌های دیگر شود.

به خاطر داشته باشید که اعضای تیم شما باید در زمینه انتخاب روشی برای تخصیص یک مقدار عددی به هر فعالیت در لیست، به توافق برسند. هنگام تعیین مدت یا اندازه شغل، مواردی که تعداد کمتری دارند، به فعالیت‌های با اولویت بالا در لیست شما تبدیل خواهند شد.

مرحله3

تقسیم هزینه تاخیر بر طول مدت یا اندازه کار

در مرحله آخر باید هزینه تاخیر خود را بر مدت زمان کار (برای هر طرحی که در لیست خود دارید)، تقسیم کنید. سپس باید فعالیت‌هایی که بالاترین امتیاز را دارند در بالای لیست خود قرار دهید.

مدل WSJF چه کاربردی دارد؟

روش کوتاه‌ترین کار وزنی (WSJF) به درک و محاسبه میزان تاثیر مالی عدم تکمیل کار و اجرای راه حل‌های سریع کمک می‌کند. این مدل معمولا در سازمان‌هایی کاربرد دارد که از روش SAFe استفاده می‌کنند.

هر کدام از تیم‌های یک سازمان می‌توانند از رویکرد Weighted Shortest Job First یا WSJF برای توالی کارها استفاده کنند. به عنوان مثال، تیم‌های بازاریابی می‌توانند از آن برای تعیین این موضوع که کدام پروژه‌ها بیشترین بازگشت سرمایه را برای سازمان به دنبال دارند، استفاده کنند. تیم‌های محصول نیز می‌توانند مدل WSJF را برای تصمیم گیری در مورد اولویت بندی محصولات عقب مانده مورد استفاده قرار دهند.

و در انتها…

در پایان یک جلسه برآورد WSJF، کارهای عقب افتاده شما با توجه به فعالیت‌ها و وظایفی که حداکثر سود اقتصادی را به همراه دارد، اولویت بندی می‌شود. وظایف با اولویت بالاتر که انجام آنها آسان‌تر است، در بالای صفحه و وظایف سنگین و کم ارزش در انتهای لیست قرار می‌گیرند.

از آنجا که مدل WSJF، یک روش تخمینی است، برای محاسبه آن، روش دنباله فیبوناتچی را به شما پیشنهاد دادیم. اما به خاطر داشته باشید که برای محاسبه می‌توانید از هر نوع مقیاس تخمینی کارآمد و موثر استفاده کنید.